ARAD. Muncă de Sisif. Cam aşa ar putea fi rezumată munca angajaţilor Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad, cei care au grijă de toate documentele noastre de stare civilă. O arhivă care înglobează, în total, 12.000 de registre în care se află nu mai puţin de două milioane de acte de stare civilă se află în administrarea celor de la DJEP, care trebuie să opereze toate modificările de stare civilă care apar în viaţa noastră.
„În registrele de stare civilă sunt trecute naşterea, căsătoria, desfacerea căsătoriei, încuviinţarea purtării numelui, recunoaşterea, decesul fiecărei persoane în parte. Aceste registre se completează în două exemplare. Unul rămâne la primăria care le completează, iar altul se află la noi”, ne explică Cristina Oprean-Vlad, directorul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad.
Încă de la naştere, fiecare arădean primeşte, pe lângă CNP, şi un document de stare civilă. După acest moment, documentul este unic şi pe el apare fiecare modificare de stare civilă survenită de-a lungul vieţii. Însă nici măcar după deces aceste documente nu dispar.
„Legea ne obligă să păstrăm registrele de stare civilă în arhiva noastră timp de 100 de ani, după care le trimitem spre Arhivele Statului. Aici rămân pe termen nelimitat, nedefinit. Arhiva Statului creşte constant”, ne-a spus directorul DJEP.
Iar dacă aveţi impresia că cele două milioane de acte sunt maximul pe care îl administrează Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor, atunci vă înşelaţi.
„Primim, în continuare, registre din teritoriu, de la toate primăriile din judeţul Arad. Noi centralizăm absolut toate registrele de stare civilă şi operăm fiecare modificare din viaţa unui arădean”, ne detaliază Cristina Oprean-Vlad.
Cameră specială
Dar cum ai grijă de atâtea documente? Cum le păstrezi într-o stare ireproşabilă, ţinând cont de faptul că fiecare act de acolo reflectă toată viaţa, din punct de vedere a stării civile, a unui arădean? Ne-a explicat tot cea care conduce instituţia judeţeană.
„În urma unor investiţii mari realizate de Consiliul Judeţean Arad în clădirea în care funcţionăm în prezent, avem cele mai bune condiţii de păstrare a documentelor. Încăperile în care se află arhiva cu cele două milioane de documente sunt proiectate şi dotate cu materiale care să nu întreţină sub nicio formă incendiul, dar nici să nu se producă umiditatea care ar deteriora documentele. Podeaua este ignifugă, vopselele la fel, rafturile şi mobilierul sunt speciale, iar sistemul de prevenire şi stingere a incendiilor este unul foarte modern. În caz de incendiu, nişte butelii uriaşe eliberează automat un gaz care stinge flăcările, dar care nu afectează documentele din arhivă. În plus, avem nişte aparate mari care reglează umiditatea din încăperile în care se află arhivele, astfel încât hârtiile să nu fie afectate”, ne-a explicat directorul DJEP.
Vine digitalizarea?
Arhiva pe hârtie ar putea, totuşi, să dispară în viitorul apropiat. La nivel naţional, prin Arhivele Statului, se implementează un proiect-mamut care îşi propune să digitalizeze tot ceea ce înseamnă registrele de stare civilă.
„Există deja o firmă care se ocupă de digitalizare. Lunar, trimitem câteva zeci de cutii pline cu documente către Bucureşti, acolo de unde este firma, iar cei de acolo digitalizează toate registrele de stare civilă, după care ni le trimit înapoi. Este o muncă uriaşă, mai ales că vorbim despre digitalizarea registrelor de stre civilă din întreaga ţară. Totuşi, în momentul în care proiectul va deveni funcţional, vom putea opera toate modificările de stare civilă informatizat, fără ştampile, înscrisuri şi foi de hârtie”, ne-a mai spus Cristina Oprean-Vlad.
Citiți principiile noastre de moderare aici!